Después de siete meses del año 2018, podemos afirmar que nuestro país está pasando por grandes cambios, desde modificaciones a diversas disposiciones legales en materia de Medio Ambiente y de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como cambios en la forma de gobierno al finalizar este año.

Con los resultados de las elecciones presidenciales del pasado julio, vamos a transicionar en la ideología política de nuestro país, nuevos integrantes formarán parte de la Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales y la Secretaría de Trabajo y Previsión Social. Como empresas, ¿estamos preparados para una nueva dirección en dichas Secretarías? ¿Contamos con la seguridad de estar en cumplimiento de todas nuestras obligaciones para evitar alguna sanción? ¿Estamos preparados para una inspección por parte de la autoridad?

Ante el evidente cambio de gobierno, es importante contar con una Evaluación de Cumplimiento Legal en materia de Medio Ambiente y/o Seguridad y Salud en el Trabajo, es decir, una auditoría documentada con la finalidad de verificar el grado de cumplimiento de la empresa acorde a la ley, detectar puntualmente incumplimientos, identificar vulnerabilidades que pudieran generar responsabilidades civiles o administrativas y establecer una propuesta de mejora o plan de regularización para mitigar los riesgos.

Una Evaluación de Cumplimiento Legal no es una inspección como las que realiza la autoridad, ya que está persigue principalmente fines punitivos. Una evaluación identifica los incumplimientos con un propósito de mejora para la empresa auditada. Es por ello, que todas las empresas deben prepararse adecuadamente al momento de ser sujeta a una evaluación de cumplimiento legal por parte de una empresa consultora (Experts por ejemplo).

¿Cómo debemos prepararnos para una Evaluación de Cumplimiento Legal? Este tipo de evaluaciones se conforman por 3 etapas: la preparación, la ejecución y el seguimiento.

La preparación es la etapa inicial, Experts identifica los trámites, autorizaciones y licencias aplicables a la organización auditada a nivel federal y/o local, seguido del envío de un requerimiento de información a la empresa auditada para determinar las condiciones especificas impuestas por la autoridad y con base en la documentación proporcionada, se identifican los permisos faltantes o incumplimientos que pudieran poner en riesgo el negocio.

Durante la ejecución – la etapa medular de la evaluación-, Experts recolecta y valora las evidencias en sitio, lo cual implica una visita por parte del equipo auditor a las instalaciones del ente auditado con la finalidad de realizar una inspección ocular de la documentación, recorrido en planta y efectuar entrevistas cara a cara con el personal responsable. Todo ello con la finalidad de emitir un reporte o informe identificando de manera clara, concisa y objetiva los cumplimientos, no conformidades, hallazgos, fortalezas y oportunidades de mejora.

Por último, la etapa de seguimiento permite implementar acciones correctivas y preventivas acorde a los hallazgos encontrados durante la auditoría.

Las organizaciones auditadas deben comprometerse a colaborar de forma activa durante las 3 etapas con los organismos auditores: En la etapa de preparación, facilitando la información y documentación solicitada. Durante la etapa de ejecución, participando en los recorridos, entrevistas y mostrando evidencia documental con la finalidad de brindar argumentos sólidos que acrediten el cumplimiento de la normatividad aplicable a la empresa. Es importante que los auditores detecten todas las vulnerabilidades posibles que pudieran poner en riesgo la operación del negocio con la finalidad de sugerir un plan de acciones correctivas, por lo que es importante que la información proporcionada por el auditado sea veraz y confiable. Esto será de gran ayuda en la etapa de seguimiento, en la cual se espera el compromiso por parte del auditado para erradicar o mitigar los riesgos aplicando las acciones correctivas y preventivas correspondientes, dichas acciones serán evaluadas en la auditoría subsecuente.

Fomentando la cultura de legalidad en nuestro país, Experts Environmental Consultants recomienda a las empresas en México realizar anualmente al menos una evaluación de cumplimiento legal en materia de Medio Ambiente y Seguridad y Salud.