Importancia del cumplimiento de requerimientos.

Toda empresa requiere obtener una serie de documentos legales para su operación, tales como: licencias, permisos y autorizaciones; dichos documentos incluyen como parte importante de su contenido, los términos y condicionantes bajo los cuales fueron otorgados, es decir, compromisos que debe cumplir la empresa con una determinada frecuencia y, en condiciones y características detalladas en el documento en sí.  Su incumplimiento es motivo de sanciones que pueden llegar a ser: aplicación de multas, clausuras y otras medidas  técnicas y administrativas, e incluso la anulación de la licencia o autorización misma.

En otras palabras, el incumplimiento en tiempo y forma de estos compromisos puede derivar en problemas que comprometan gravemente la estabilidad y el futuro de la empresa.

Otro ejemplo de requerimientos son los internos, por ejemplo, los incluidos para obtener y mantener diversos tipos de certificaciones, o los dictados directamente por corporativos nacionales o internacionales para ser aplicados en todas sus unidades de negocio.

Frecuentes situaciones de incumplimiento a requerimientos

No obstante, la importancia antes descrita, lamentablemente en las empresas suelen ocurrir incumplimientos, en particular en materia de ambiente, seguridad y salud en el trabajo y responsabilidad social.

Algunos ejemplos son:

1. Se pasó el tiempo para renovar licencias y permisos o presentar informes en los tiempos requeridos
2. No hay cereza en cuanto a si un requerimiento legal es aplicable a tu instalación que pueden originarse por errores en interpretación de documentos legales
3. Falta de información integrada, confiable y en tiempo para generar respuestas a la autoridad o a nuestros clientes internos
4. No se localiza la información requerida para generar reportes, por ejemplo, a la alta dirección o a alguna autoridad

 ¿Qué puede originar estas situaciones de incumplimiento?

Esto definitivamente tiene causas multifactoriales, algunas que suelen ser más frecuentes son:

• El desconocimiento del requerimiento por parte de los responsables
• La falta de conocimiento o de actualización acerca del marco legal aplicable exclusivamente a nuestra empresa
• La falta de una adecuada coordinación y designación de responsabilidades entre quienes generan la información, y quienes la integran, manejan y generan el documento final, o que estas funciones sean asignadas a una persona o un grupo insuficiente de personas
• La falta de solicitud de servicios con la suficiente antelación para permitir a la empresa subcontratada la entregar en tiempo y, con calidad, de insumos para generar documentos requeridos
• La ausencia de controles de resguardo de información
• La utilización de sistemas electrónicos de control que sean insuficientes para la complejidad de la información generada o que representan una inversión de trabajo significativa para los responsables y que pueden generar márgenes de error considerables, con los problemas que derivan de esto.
• La utilización de sistemas no articulados entre sí, que requieren una inversión de tiempo y energía que podría ser definitivamente reducida, haciendo a la empresa incrementar su competitividad.
• La utilización de sistemas de control electrónicos con una baja capacidad de almacenamiento de información.

Caracterísitcas deseables en los mecanismos  electrónicos para la gestión de REQUERIMIENTOS

1. Que integren la actualización normativa no solo general, sino la específica para nuestra organización, lo cual se logra con una combinación de las ventajas de la plataforma en sí, en conjunto con el trabajo de un grupo  de expertos en las diferentes materias, que analizan y definen, incluso de ser necesario, a través de visitas de campo, lo que realmente aplica a tu organización
2. Que garantice la asignación de responsabilidades, así como la posibilidad de restringir funciones dependiendo del nivel de responsabilidades del usuario, que sea un mecanismo automático de coordinación entre todos los participantes de una tarea
3. La posibilidad de contar con módulos para generar planes de acción alimentados por los diferentes ejercicios de auditorías internas y de tercerías
4. Qué incluya un mecanismo ágil de avisos para indicarnos con la antelación que uno elija el “death line” para el cumplimiento de un requerimiento o de sus fases previas para lograr concluir en tiempo y forma una labor.
5. Que su capacidad de almacenaje de información sea prácticamente ilimitada
6. Que garantice un respaldo adicional a nuestra información
7. Que cumpla con requerimientos internacionales y nacionales de conservación de resguardo de la información.
8. Que tengan la posibilidad de dar de alta sin restricciones a todo el personal que requiera la utilización del sistema
9. Que favorezca la generación en automático de resúmenes informes e indicadores.
10. Que pueda incluir diferentes sites o unidades de negocio y trabajar de manera simultánea con todos ellos, generando información como comparativas de cumplimiento, por materia, por site por estado o por zonas, etc.
11. Que permita de una manera rápida demostrar de qué forma se está dando seguimiento a sus requerimientos legales e internos y permita mostrar la documentación que lo sustenta de manera electrónica, lo cual es de gran utilidad en revisiones d de la autoridad o de cualquier otro tipo de auditorías
12. Que incluya sistemas que nos indiquen a primera vista el estatus de cumplimiento de un requerimiento.

La  herramienta electrónica Worldlexnet

De los diferentes servicios en el mercado relacionados con gestión electrónica de  requerimientos en empresas, Experts ha identificado en su experiencia  una excelente herramienta que combina las ventajas de un sistema electrónico amigable, con la gran ventaja de hacer el traje a la medida para cada organización utilizando a expertos en la materia que se contrate, esta herramienta de la cual somo socios comerciales es WorldlexNet.

Worldlex está formada por abogados y técnicos con más de 25 años de experiencia en Compliance integral para las empresas: medio ambiente, prevención de riesgos laborales,calidad, seguridad industrial, protección de datos, seguridad de la información, ESG, laboral, mercantil, fiscal y Compliance Penal y Anticorrupción a nivel internacional.

Esta herramienta soluciona todas y cada una de las problemáticas enumeradas anteriormente y, aún más, que el espacio no nos permite detallar.

WorldlexNet aporta a tu empresa:

✓ Actualización de sus obligaciones: WordLexNet te permitirá conocer al momento los cambios legislativos

✓ Calendario de vencimientos de sus obligaciones: Visualización de un calendario para conocer y planificar la gestión de tus obligaciones

✓Informes comparativos entre las instalaciones: Elaboración de informes comparativos del cumplimiento entre instalaciones, facilitando la planificación

✓ Gestión del riesgo: Podrá fijar la severidad y probabilidad de cada obligación legal con objeto de conocer sus riesgos.

✓ Integración de todas las obligaciones a nivel mundial: Integración de la información unificando criterios en las diferentes instalaciones y países

✓ Evaluación de requisitos legales de la instalación: Crear tus evidencias de cumplimiento, calcular el riesgo y exportarla a Pdf o Excel.

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Nos ponemos a tu disposición.

Experts también pone a tu disposición todo tipo de servicios relacionados con ambiente, seguridad y salud en el trabajo, sistemas de gestión incluidos los integrados, y responsabilidad social.  Estos servicios incluyen la capacitación en estas áreas.

Acércate a nosotros con la confianza de que contamos con la experiencia y capacidad para apoyarte en todos proyectos relacionados con las materias antes descritas.