En los últimos años los sistemas de gestión han demostrado ser herramientas poderosas para llevar a las organizaciones a alcanzar mejores resultados y facilitar la gestión diaria. Los más ampliamente usados son aquellos basados en normas ISO. Tenemos a la ISO 9001 publicada inicialmente en 1987 para los sistemas de gestión de la calidad, los sistemas de gestión ambiental basados en la ISO 14001 con su primera versión de 1996 y, la más reciente, ISO 45001 del 2018 para los sistemas de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Adicionalmente, en respuesta a la necesidad de crecimiento sustentable y mejora continua en un entorno con riesgos al alza; cada vez más empresas se apoyan en sistemas para gestionar otros aspectos como: la seguridad de la información, la gestión de la investigación, el desarrollo e innovación, la inocuidad alimentaria, la eficiencia energética, el diseño ecológico, el “compliance” penal, entre otros.

Un sistema de gestión (SG), se puede definir como la forma en que una empresa organiza sus elementos para alcanzar uno o varios objetivos. Se denomina sistema por que enlaza o une cada elemento de la organización, similar a como los diferentes órganos de nuestro cuerpo trabajan juntos para mantenernos vivos; así, un sistema de gestión busca unificar cada una de las áreas de la empresa y asegurar que se desarrollen las actividades esperadas trabajando en equipo para garantizar el logro de los objetivos.

Bajo este escenario, lo que las organizaciones se preguntan cada vez con mayor frecuencia es: ¿cómo lograr manejar tantos sistemas y su información asociada?, en estos casos la integración representa una solución clave.

Un Sistema de Gestión Integrado (SGI) es la unión o integración de varios sistemas de gestión que funcionan de forma transversal, es decir en todas las áreas o procesos, de la misma organización para administrar temas específicos; por ejemplo, calidad y medio ambiente o medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Qué materias integrar depende de diversos factores propios de la organización, como los resultados que se quieren buscar, sus partes interesadas relevantes, el sector de la industria y el mercado en que se compite, entre otros.

El tema no ha pasado desapercibido para la Organización Internacional de Normalización (ISO), que desde el año 2012 publicó directrices diseñadas para facilitar la alineación de los sistemas de gestión, conocida como “Estructura de Alto Nivel” (HLS), por lo que todas las normas de sistemas de gestión publicadas a partir de 2015 comparten estructura, términos y texto; permitiendo por supuesto, incorporar requisitos particulares aplicables a la materia en cuestión.

Siguiendo la estructura de alto nivel que refleja el ciclo de mejora continua -Planificar, Hacer, Verificar, Actuar- (PHVA), se debe señalar que en las cláusulas de los sistemas ISO antes citados, que van desde la No. 4 a la10, se encuentran múltiples elementos de los SG que pueden ser integrados. A continuación, se incluye algunos breves ejemplos de lo anterior, sin pretender que sea un análisis exhaustivo, sino didáctico:

Cláusula 4 Contexto de la Organización:

• Cuestiones externas e internas, usando el mismo método simplemente asegurando incorporar todas las perspectivas.
• En el SGI, estableciendo los procesos necesarios y las interacciones de los mismos, por ejemplo, en un mapa donde se integren tanto los procesos de calidad, medio ambiente, seguridad y salud, etc.

Cláusula 5 Liderazgo:

• Compromiso y liderazgo, la alta dirección asume la rendición de cuentas de todos los temas asociados al SGI y su alineación con las estrategias de negocios.
• Política, integrada y redactada de tal forma que contenga todos los compromisos mínimos indicados en las normas de referencia.
• Roles, responsabilidades y autoridades en la organización, definidos y comunicados por la alta dirección para todas las materias incluidas en el SGI mediante un mecanismo único y compartido, por ejemplo, descripciones de puestos.

Cláusula 6 Planificación:

• Acciones para abordar riesgos y oportunidades, definidas mediante un método único para determinar los riesgos y oportunidades, así como las acciones para abordarlos, por ejemplo, un análisis FODA y el desarrollo de un plan estratégico para garantizar la concordancia del SGI y su alineación con las estrategias de negocios.
• Objetivos y planificación para lograrlos, estableciendo un programa de objetivos conjunto para, por ejemplo, calidad, medio ambiente y SST.

Cláusula 7 Apoyo:

• Recursos, integrar a los procesos de negocio los ambientales y de seguridad y salud para favorecer la optimización de recursos. Por ejemplo, producir cuidando los consumos de recursos y la generación de residuos, emisiones o vertidos mejora la eficiencia y por ende la rentabilidad.
• Competencia, utilizar el mismo método para definir los requisitos de competencia necesarios para el funcionamiento del sistema integrado de gestión, determinar las acciones necesarias para adquirir la competencia y evaluar la eficacia de dichas acciones. Por ejemplo, se pueden desarrollar perfiles de puesto con requisitos de competencia para calidad, medio ambiente y SST y tener un plan de capacitación integral.
• Información documentada, estableciendo un sistema documental único e integrado con documentos comunes aplicables a todas las normas y, en su caso, documentos específicos, según requieran los procesos de la organización.

Cláusula 8 Operación:

• Planificación y control operacional, asegurando que se consideran todas las materias incluidas en el SGI, este es el gran reto de las organizaciones. Por ejemplo, incorporar en los procesos de producción, además de las especificaciones de calidad, las consideraciones de los consumos, vertidos, residuos o emisiones, y los riesgos específicos del puesto de trabajo.

Cláusula 9 Evaluación del desempeño:

• Seguimiento, medición, análisis y evaluación, usando una metodología única.
• Auditoría interna, realizando la auditoría de manera conjunta con auditores capacitados y competentes en todas las normas del SGI para obtener como resultado un informe conjunto.
• Revisión por la dirección, considerando los requisitos de todas las normas del SGI, se puede realizar la revisión por la dirección integrada y generar una única acta o informe.

Cláusula 10 Mejora:

• No conformidad y acción correctiva, usando una metodología única para la detección de no conformidades y definición de acciones. Se puede establecer un formato para el registro de no conformidades y acciones correctivas homologado.
• Mejora continua, uno de los principales resultados previstos del sistema integrado de gestión.

Podemos asegurar que integrar nuestros sistemas de gestión no significa eliminar o perder elementos. Apostar por un SGI es cumplir con todos los requisitos de las normas individuales aplicables y aprovechar las sinergias entre las mismas para incrementar la eficiencia de la organización y sus procesos. Dentro de los grandes beneficios que obtenemos de la integración podemos citar la optimización, disminución de tiempo y recursos para la gestión del sistema, documentación más esbelta y simple, menos costos para auditorias y certificaciones, entre otros. Por lo que, en conclusión, un SGI y su alineación con las estrategias de negocios, constituye un factor clave para el éxito de las organizaciones con múltiples sistemas de gestión.

Si tu organización cuenta con más de un sistema de gestión implementado y quieren buscar su integración Sugerimos seguir los siguientes pasos:

1. Identifica que metodologías se están utilizando y la asignación de responsabilidades para cada sistema implementado.
2. Nombrar un coordinador o, dependiendo de la complejidad y tamaño de la organización, un equipo responsable del proyecto de integración.
3. Desarrollar un cronograma que refleje la planificación en función de los elementos a integrar, fechas y responsables, identificación de procesos afectados y documentos a modificar, fusionar o generar.
4. Comunicar a toda la organización el objetivo y los beneficios esperados del proyecto de integración, cambios previstos, la nueva estructura, documentación y funciones.

En Experts Sustainability Consultants contamos con amplia experiencia en la implementación de sistemas de gestión y podemos brindarte el apoyo necesario para lograr un proyecto de integración exitoso que garantice el objetivo de contar con un SGI y su alineación con las estrategias de negocios. ¡Ponte en contacto con nosotros en ventas@e3c.mx, nuestras redes sociales o vía telefónica al 81 2318 0270!, Consulta nuestro catálogo de servicios para este y otros tipos de apoyos relacionados a tu desempeño sustentable.

Fuentes:

• ISO 9001:2015, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos
• ISO 14001:2015, Sistemas de gestión ambiental – Requisitos con orientación para su uso
• ISO 45001:2018, Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo – Requisitos con orientación para su uso, Primera edición 2018-03
• https://www.uamerica.edu.co/programas-academicos/posgrado/gerencia-de-la-calidad/importancia-de-los-sistemas-de-gestion-integrados-para-las-organizaciones-en-terminos-de-competitividad/
• https://revista.aenor.com/336/integrar-con-exito-sistemas-de-gestion.html
• https://www.youtube.com/watch?v=jcx0b_U7l9Q&t=210s